Региональное
Законодательство
Пермский край

Приказ Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края от 23.07.2013 N СЭД-38-01-03-100 "Об утверждении положений об архиве и экспертной комиссии Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края"

МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 23 июля 2013 г. № СЭД-38-01-03-100

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ И ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
МИНИСТЕРСТВА ЭНЕРГЕТИКИ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
ПЕРМСКОГО КРАЯ

В соответствии с Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. № 176 "О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", Приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии предприятия", в целях организации и проведения работы по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в архивный фонд Пермского края документов Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:
1.1. Положение об архиве Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края;
1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края.
2. Признать утратившим силу Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства Пермского края от 13 сентября 2010 г. № СЭД-38-01-03-86 "Об утверждении положений".
3. Сектору по обеспечению деятельности Министерства направить приказ в соответствии со списком рассылки, установленным п. 10 Указа губернатора Пермского края от 24 июля 2008 г. № 37 "О порядке вступления в силу и опубликования актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, распоряжений председателя Правительства Пермского края, актов исполнительных органов государственной власти Пермского края, порядке организации опубликования законов Пермского края".
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра, начальника управления реализации жилищной политики Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края Немцова Д.А.

Министр
А.Ю.ФЕНЕВ





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства энергетики
и жилищно-коммунального
хозяйства Пермского края
от 23.07.2013 № СЭД-38-01-03-100

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭНЕРГЕТИКИ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО
ХОЗЯЙСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края (далее - Министерство), находящегося на территории Пермского края, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть архивного фонда Пермского края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в ГКБУ "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК").
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Министерстве.
1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.
За утрату и порчу документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона "Об Архивном деле в Российской Федерации", ст. 17 Закона "Об Архивном деле в Пермском крае", Кодексом РФ об административных правонарушениях, Уголовным кодексом РФ.
1.3. Для хранения документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается ведомственный архив. Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Ответственность за ведение архива Министерства возлагается на главного специалиста сектора по обеспечению деятельности Министерства.
1.5. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края, ГКБУ "ГАПК" и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается приказом министра энергетики и ЖКХ по согласованию с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
1.7. Архив Министерства работает по планам, утвержденным заместителем министра, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляет заместитель министра.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет ГКБУ "ГАПК".
1.10. При смене сотрудника, ответственного за ведение архива Министерства, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается заместителем министра. При этом ГКБУ "ГАПК" ставится в известность о смене должностного лица.
1.11. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.
1.12. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту не завершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГКБУ "ГАПК" на возмездной основе по договору).
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Министерству.
2.4. Личные фонды ведущих работников Министерства.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Машиночитаемые документы.
2.7. Документы, содержащие научно-техническую информацию.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, качества НТО документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.
3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.5.1. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (по сдаточной описи, номенклатуре дел Министерства или акту).
3.5.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представления описей и планы передачи на государственное хранение документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края.
3.5.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Министерства и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края.
3.5.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.5.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "ГАПК".
3.5.6. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.5.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства.
3.5.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.
3.5.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Министерства.
3.5.10. Ежегодно представляет в ГКБУ "ГАПК" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
3.5.11. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства, составляющие часть архивного фонда Пермского края, на хранение в ГКБУ "ГАПК".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность сотрудника, ответственного за ведение архива

5.1. Главный специалист сектора по обеспечению деятельности Министерства, на которого возложена ответственность за ведение архива, несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства энергетики
и жилищно-коммунального
хозяйства Пермского края
от 23.07.2013 № СЭД-38-01-03-100

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
ЭНЕРГЕТИКИ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в ГКБУ "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК") документов архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края (далее - Министерство).
1.2. Постоянно действующая ЭК является коллегиальным совещательным органом при министре энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Пермского края (далее - министр). Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с ГКБУ "ГАПК".
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", другими законодательными актами РФ, Законом Пермского края "Об архивном деле в Пермском крае", распорядительными документами Министерства регионального развития РФ, приказами министра, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края и ГКБУ "ГАПК", типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК Министерства.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей министра. Секретарем ЭК назначается главный специалист отдела по обеспечению деятельности Министерства, ответственный за архив Министерства.
Персональный состав ЭК назначается приказом министра из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений Министерства, представителя службы делопроизводства (ответственного за делопроизводство).
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
1.5. На основе Примерного положения Министерство разрабатывает положение о своей ЭК, которое после согласования с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края утверждается приказом министра.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации (если таковые образуются в деятельности Министерства).

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с архивной и делопроизводственной службами работу по ежегодному отбору документов Министерства для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Министерства:
- по выявлению владельцев личных архивов в Министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов, входящих в состав архивного фонда Пермского края;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кино-, фото-, видеосъемки, фонозаписи) с целью создания устной истории Министерства.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение министру:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
3.4.2. на согласование ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение министру:
- сводную номенклатуру дел Министерства;
- описи дел по личному составу;
3.4.3. на рассмотрение ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем (после согласования с ГКБУ "ГАПК");
3.4.4. на утверждение и согласование ЭПМК ГКБУ "ГАПК":
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки временного хранения (свыше 10 лет) которых истекли;
3.4.5. на утверждение министру:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.4);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельно сотрудникам Министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГКБУ "ГАПК", сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Министерства по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять Министерство в Агентстве по делам архивов Пермского края.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Министерства работает в тесном контакте с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, с ЭПМК ГКБУ "ГАПК", получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному заместителем министра.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и министр (в необходимых случаях по согласованию с ГКБУ "ГАПК" и Агентством по делам архивов Пермского края).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.


------------------------------------------------------------------