Региональное
Законодательство
Пермский край

Приказ Министерства общественной безопасности Пермского края от 11.04.2013 N СЭД-10-5-35 "Об утверждении Положения об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края"

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 11 апреля 2013 г. № СЭД-10-5-35

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБЩЕСТВЕННОЙ
БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора и систематизации документов, образующихся в деятельности Министерства общественной безопасности Пермского края, и подготовки к своевременной передаче после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке на государственное хранение в Государственное краевое бюджетное учреждение "Государственный архив Пермского края" либо к уничтожению приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края.
2. Признать утратившими силу приказы Министерства общественной безопасности Пермского края:
от 24 сентября 2008 г. № СЭД-10-5-108 "Об утверждении Положения об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края";
от 24 декабря 2008 г. № СЭД-10-5-204 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства общественной безопасности Пермского края".
3. Приказ вступает в силу с момента подписания.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

И.о. министра
В.Н.ГАГАРИН





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства общественной
безопасности Пермского края
от 11.04.2013 № СЭД-10-5-35

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства общественной безопасности Пермского края, находящегося на территории Пермского края, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в Государственном краевом бюджетном учреждении "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК").
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Министерстве общественной безопасности Пермского края (далее - Министерство).
1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Министерства.
За утрату и порчу документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: статьей 27 Федерального закона "Об Архивном деле в Российской Федерации", статьей 17 Закона "Об Архивном деле в Пермском крае", Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Уголовным кодексом Российской Федерации.
1.3. Для хранения документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается ведомственный архив. Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив Министерства возглавляется лицом, ответственным за ведение архива.
1.5. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края, ГКБУ "ГАПК" и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается приказом Министерства по согласованию с ГКБУ "ГАПК".
1.7. Архив Министерства работает по планам, утвержденным заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляется заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКБУ "ГАПК".
1.10. При смене сотрудника, отвечающего за архив в Министерстве, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. При этом ГКБУ "ГАПК" ставится в известность о смене должностного лица.
1.11. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.
1.12. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГКБУ "ГАПК" на возмездной основе по договору).
2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.
2.4. Личные фонды ведущих работников Министерства.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы.
2.7. Машиночитаемые документы.
2.8. Документы, содержащие научно-техническую информацию.
2.9. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, качества НТО документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.
3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.5.1. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (по сдаточной описи, номенклатуре дел Министерства или акту).
3.5.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представления описей и планы передачи на государственное хранение документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края.
3.5.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края.
3.5.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.5.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "ГАПК".
3.5.6. Организует использование документов:
информирует руководство и государственных гражданских служащих Министерства о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера в установленном порядке;
выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.5.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства.
3.5.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.
3.5.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Министерства в области архивного делопроизводства.
3.5.10. Ежегодно представляет в ГКБУ "ГАПК" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
3.5.11. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства, составляющие часть Архивного фонда Пермского края, на хранение в ГКБУ "ГАПК".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, отвечающего за ведение архива
Министерства

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Агентства
по делам архивов Пермского края
от 27 февраля 2013 г. № 2


------------------------------------------------------------------